Etiquette voor het schrijven van brieven en kaarten voor heren

kaart schrijven etiquette 3870x1440 geschaald

Met de komst en groei van e-mail in de afgelopen decennia, is er nog steeds iets te zeggen voor het schrijven van formele brieven en kaarten, die het schriftelijke equivalent zijn van klassieke herenkleding - dat wil zeggen, een tegengif voor de vluchtige mode van de dag. Hier is onze gids voor de juiste etiquette bij het op papier zetten van een pen.

InhoudsopgaveUitbreidenInstorten
  1. Wanneer schrijf je een brief of stuur je een kaart?
  2. Het speciaal maken: papierkeuze
  3. Stempels en zegels
  4. Schrijf uw brieven en kaarten met de hand
  5. Hoe de lezer aan te spreken
  6. Andere overwegingen van etiquette: toon
  7. De timing van geschreven berichten
  8. Het papier oriënteren
  9. Conclusie

In ons huidige digitale tijdperk zijn communicatiepraktijken uit het verleden, zoals het verzenden van een fax of een bericht via snail mail, aan de kant geschoven. En sinds de komst van mobiele telefoons en sms is ook de behoefte aan formaliteit in schriftelijke communicatie weggeëbd. Maar in een tijd waarin Thx en TL:DR de communicatie domineren, geloven we dat als je de tijd neemt om een ​​bericht met de hand te schrijven, de ontvanger het des te meer zal waarderen.

Een brief geschreven door Beau Brummel

Een brief geschreven door Beau Brummel , geveild door Bonhams

Wanneer schrijf je een brief of stuur je een kaart?

Het doel van het schrijven van een papieren brief is tegenwoordig meestal persoonlijk en vooral om je gevoelens te uiten. Het verzenden van een fysieke brief of kaart naar iemand voegt een niveau van menselijkheid toe aan de communicatie, waardoor de emotionele waarde van de boodschap wordt vergroot; of het nu gaat om een ​​bedankje, een felicitatie, een beterschapswens of een uiting van sympathie voor een verlies .

Brieven of kaarten kunnen ook naar zakelijke klanten of collega's worden gestuurd, al blijft de persoonlijke band de belangrijkste drijfveer. Voor de meeste standaard zakelijke communicatie, van: sollicitatie brieven aan kennisgevingen en verzoeken, kan een formeel briefformaat worden gebruikt, maar het document wordt verzonden in de vorm van een e-mail. Dit artikel zal zich voornamelijk concentreren op de etiquette rond een persoonlijk bericht dat op papier is geschreven en via de post wordt bezorgd, hoewel een deel van het advies kan worden vertaald naar briefopmaak in elk medium.

Handgeschreven bedankkaart op OTR briefpapier set

Handgeschreven bedankkaartje

Het speciaal maken: papierkeuze

Over het medium gesproken, bij het schrijven van een brief moet de betekenis van de boodschap worden weerspiegeld in de tijd en aandacht die aan de totstandkoming ervan wordt besteed. Dit betekent het kiezen van briefpapier of karton dat van voldoende hoge kwaliteit is. Met kaarten is het vrij eenvoudig als u ze kant-en-klaar koopt, aangezien het gewicht van de kaart voor u wordt bepaald, meestal in het gebied van 80 lb of 200 g/m² (gram per vierkante meter). Het blijft echter belangrijk om de juiste kleur te kiezen; iets dat professioneel of ingetogen is, zoals crème of beige , in plaats van fel geel of neon groente .

Het is handig om weer een connectie te maken met klassieke herenkleding en een kleur te kiezen die bij jou past. Voor briefpapier voor brieven geldt hetzelfde principe, maar u zoekt ook papier dat kleiner is dan de standaard Amerikaanse 8.5″ x 11″, om gelijkenis met zakelijke communicatie te vermijden. Kies papier dat wat zwaarder en ook dikker is, dat merkbaar anders aanvoelt dan gewoon printerpapier wanneer het in de handen van de ontvanger wordt gehouden.

Amerikaanse vakantie postzegels

Postzegels kunnen verdere personalisatie en interesse aan de envelop toevoegen

Stempels en zegels

Een aspect dat over het hoofd wordt gezien om het bericht iets belangrijks te laten lijken, is het gebruik van een postzegel in plaats van de brief door een postmeter te laten lopen. U kunt de afbeelding op de postzegel selecteren voor de gelegenheid (en in sommige gevallen voor de lezer), zoals een vakantiethema. Gemeten e-mail ziet eruit als bedrijf correspondentie. Voor een echt uniek tintje kun je de brief verzegelen met was, met behulp van een zegelring of een zegel gemaakt voor dit doel samen met de juiste wax stick. Na het gebruik van de gewone lijm op de envelop, smelt u een deel van de was op de rand van de envelopsluiting en laat u de samengevoegde was enkele seconden afkoelen; druk vervolgens de zegel of zegel in de was.

Rode lakzegel en koperen stempel

Een sierlijke rode lakzegel

U kunt facsimile's van lakzegels kopen en plakken, maar deze zijn het equivalent van de clip-on vlinderdas en moet worden overgeslagen ten gunste van de echte deal. Een lakzegel voegt een vleugje elegantie of adel toe aan een brief, maar zorg er altijd voor dat deze past bij het soort communicatie. Het zou bijvoorbeeld geschikt zijn voor een uitnodiging of bedankje, maar pretentieus of ongepast in een condoleancebrief.

Schrijf uw brieven en kaarten met de hand

Een ander belangrijk aspect van een brief of kaart dat hem metaforisch gewicht geeft, is zijn handgeschreven natuur. In onze technologische samenleving is het schrijven van brieven niet alleen een verloren kunst geworden, maar ook alles met de hand schrijven met een pen. Dus als iets met de hand is geschreven, kan het als speciaal worden beschouwd. Dit omvat de brief of kaart zelf, evenals de envelop.

De persoon die het binnenste bericht schrijft, moet dezelfde zijn die de envelop adresseert. Vermijd het gebruik van een retouradresetiket, omdat het gedrukte karakter in strijd is met de handgeschreven informatie over de geadresseerde in het midden van de envelop. Bovendien komt het aan de buitenkant plakken van een label over als een tijdsbesparing, wat het tegenovergestelde is van zorg en inspanning tonen.

Retouradreslabels

Vermijd in de regel retouradreslabels om de handgeschreven kwaliteit van de belangrijkste geadresseerde informatie te matchen

Je hoeft geen getrainde kalligraaf te zijn, maar duidelijk en netjes schrijven in cursief schrift, met zwarte of blauwe inkt, is ideaal. Dit is nu niet zo eenvoudig als twintig jaar geleden, omdat zelfs onze boodschappenlijstjes in telefoons worden getypt, dus we kunnen uit de praktijk zijn! Neem de tijd om langzaam en zorgvuldig te schrijven, zodat uw woorden goed leesbaar zijn.

Schrijven met een Vulpen is nog beter, want hoe dikker en donkerder inkt zorgt ervoor dat de brief er meer verheven en minder gewoon uitziet dan wanneer hij met een balpen is geschreven. Alleen als je handschrift is ronduit verschrikkelijk als je een persoonlijke brief of kaart typt en uitprint. Als je dit moet doen, onderteken het dan in ieder geval persoonlijk, en schrijf de envelop ook met de hand. Toch kan het in gevallen waarin de brief wordt getypt, aanvoelen als een standaardbrief in plaats van als iets individueels.

Windsor Castle Mourning Stationair met zwarte rand

Een handgeschreven condoleancebrief

Hoe de lezer aan te spreken

Dale Carnegie, van Hoe vrienden te maken en mensen te beinvloeden roem, stelt dat de naam van [een] persoon voor die persoon het liefste, belangrijkste geluid in elke taal is. Zorg er daarom voor dat u de naam van de persoon aan wie u schrijft niet verkeerd spelt, aangezien dit hen onmiddellijk zal vervreemden. Er zijn veel vaste regels met betrekking tot het bij naam aanspreken van mensen bij het sturen van brieven of kaarten.

Dale Carnegie

Dale Carnegie wist hoe belangrijk het is om iemands naam correct te gebruiken

Namen op de envelop

Zoals we al zeiden, moet dezelfde persoon die de kaart schrijft degene zijn die de envelop adresseert. Traditioneel moet de envelop worden geadresseerd met eretitels en achternaam, zoals in mevrouw Joan Smith of Mr. Sven Raphael Schneider . Als u naar een getrouwde vrouw schrijft, gebruik dan mevrouw, maar gebruik mevrouw in plaats van mevrouw als het moderne vrouwelijke equivalent voor meneer wanneer u naar een alleenstaande vrouw schrijft. Mx. is vaak de geprefereerde eretitel voor gender-noncomform individuen.

Traditioneel van het adresseren van een envelop aan een getrouwd stel

Traditionele manier om een ​​envelop te adresseren aan een getrouwd stel

Bij het schrijven aan een getrouwd stel was de traditionele aanspreekvorm vroeger de naam van de man en het volledig wissen van de naam van de vrouw (en dus haar individuele identiteit), zoals bij de heer en mevrouw Sven Raphael Schneider. In feite wordt dit nog steeds gedaan in formele communicatie, vooral in Groot-Brittannië. In de 21e eeuw raden we echter aan om op zijn minst beide voornamen op te geven, zoals in de heer Sven Raphael Schneider en mevrouw Teresa Schneider. Eerlijk gezegd, als je bevriend bent met beide individuen, lijkt het tegenwoordig nog beter om met Raphael en Teresa Schneider op de envelop te gaan.

Een ander probleem dat zich met namen kan voordoen, is als u een kaart naar een stel stuurt, maar alleen de vrouw kent. Als ik een uitnodiging stuur naar mijn baas, Joan Smith, en haar familie, maar ik ken haar man niet, dan lijkt het belachelijk om een ​​envelop te adresseren met zijn naam voor de hare. In het verleden, toen vrouwen beperkt waren in hun publieke rol, zou je een vrouw niet gemakkelijk onafhankelijk van haar man kennen, maar de tijden zijn (gelukkig) veranderd en John zou niet zo onzeker moeten zijn dat hij de eerste moet zijn.

Envelop gericht aan koppel van hetzelfde geslacht

Envelop gericht aan een koppel van hetzelfde geslacht

De regels voor het schrijven van brieven zijn ook gemaakt in een tijd dat alleen heteroseksuele relaties werden erkend, dus ze moeten worden aangepast voor relaties van hetzelfde geslacht. Echtparen worden aangesproken als mevrouw Jane Smith en mevrouw Joan Smith als ze dezelfde achternaam hebben, of meneer Tim Jones en meneer John Smith als ze die niet hebben, meestal met de namen in alfabetische volgorde. Voor alle paren die niet getrouwd zijn, ongeacht hun geslacht, zet u de namen op afzonderlijke regels, in alfabetische volgorde.

Tot slot lijkt het overdreven formeel om een ​​collega met wie je gaat bowlen als meneer John Smith aan te spreken wanneer je hem en zijn familie een kerstkaart stuurt, wat waarschijnlijk tot grappen zal leiden. U kunt dus beslissen, op basis van de omstandigheden en uw relatie met het individu, hoeveel formaliteit u wilt behouden.

Namen op de kaart of brief

Dat alles was gewoon hoe een deel van de envelop te adresseren! Voor de brief of kaart zelf zou je de standaard Beste plus de naam van de ontvanger als begroeting willen gebruiken. Als u niet op voornaam met de persoon bent, gebruik dan een eretitel en achternaam en vervolgens een dubbele punt; Geachte heer Schlueter: zou een voorbeeld zijn. Als u en de ontvanger goed bekend zijn, gebruikt u de voornaam gevolgd door een komma; Beste Preston, is een voorbeeld.

Andere variaties voor meerdere mensen kunnen Dear Raphael, Teresa en Preston of Dear Kyle and Family zijn. Aan het einde van het bericht komt de laatste naam in de brief - die van jou. Dit wordt de gratis afsluiting of de afscheidsverklaring genoemd en bestaat traditioneel uit Met vriendelijke groet, met uw handtekening eronder. Voor de afwisseling kunt u andere bewoordingen proberen, zoals hartelijk, hartelijke groeten en vriendelijke groeten, of meer informeel, vriendelijke groeten en proost. Tenzij je een liefdesbrief schrijft, vermijd dan overdreven sentimentele afsluitingen zoals Yours Faithfully of Yours Truly.

Vulpen ondertekenen gratis close

Met vriendelijke groeten is een geschikte gratis afsluiting

Andere overwegingen van etiquette: toon

Bij het schrijven van een stuk moeten de eerste twee overwegingen het publiek en het doel zijn. Het kennen van je publiek en de reden van schrijven helpt onder andere bij het bepalen van de juiste toon. Dus, voor een uiting van medeleven, zou je geen grappenkaart willen kiezen of veel lichtzinnigheid willen gebruiken bij het verzenden van een brief. Evenzo, als je een belangrijk persoon bedankt voor een gunst, is het waarschijnlijk het beste om een ​​respectvolle teneur te behouden. Het is echter ook essentieel om oprecht en authentiek te zijn, zodat je toon niet vals overkomt.

Als je bijvoorbeeld normaal niet religieus bent, gebruik deze benadering dan niet in je bericht. Met dit in gedachten is het ook bijna altijd beter om blanco kaarten van hoge kwaliteit te kopen in plaats van een vooraf geschreven sentiment te krijgen. Niet alleen is het misschien niet waar voor jou, maar het is ook minder zinvol dan de tijd nemen om je eigen gedachten en gevoelens op schrift te stellen.

Humoristische condoleancekaart

Waarschijnlijk niet de beste keuze om naar een rouwende persoon te sturen

De timing van geschreven berichten

Even belangrijk als wat je schrijft en het how-to-aspect is het wanneer; tijdigheid is even belangrijk. Een bedankbrief of -kaart moet zo snel mogelijk worden verzonden na het evenement of de actie waarover u schrijft. Aangezien het tot drie dagen of zelfs een week kan duren voordat Amerikaanse post arriveert, is het een goed idee om je bedankje binnen 24 uur te sturen. Ook felicitaties en beterschapskaarten moeten snel gebeuren.

Hoewel het natuurlijk geweldig zou zijn als een zieke in een mum van tijd beter zou worden, zou het vreemd zijn om je beterschapswensen te ontvangen nadat ze zijn hersteld. Om te voorkomen dat kaarten na een verjaardag of vakantie arriveren, wordt een buffer van twee weken aanbevolen, vooral als mensen de kaart waarschijnlijk op hun bureau of mantel zullen laten zien. Kerstmis en nieuwjaarswensen worden om deze redenen meestal in de eerste week van december verzonden. De specifieke situatie van condoleren vereist dat u dit binnen twee weken na het verlies doet.

Het papier oriënteren

Een laatste maar niet onbelangrijke overweging is hoe de papieren van een brief in de envelop moeten worden geplaatst, of hoe een kaart moet worden georiënteerd. Ten eerste, als uw brief meerdere pagina's lang is, is het de aanbevolen praktijk om ze niet te nieten of te knippen. Of je aan beide kanten van een vel papier moet schrijven, staat open voor discussie, hoewel het waarschijnlijk het beste is om dat niet te doen. Als u dit doet, bespaart u op het gewicht van de post en op papier, waardoor u eruitziet als een leek, terwijl het document er ook druk uitziet. Dit kan ook leiden tot doorbloeding van de inkt, waardoor het lezen moeilijk wordt en het document er slordig uitziet.

Aangezien je geen roman zou moeten schrijven, moeten er maximaal twee pagina's gemakkelijk in de envelop passen met alleen op de voorkant van elk vel te schrijven. Vouw het papier gelijkmatig in drieën of in tweeën (afhankelijk van de vorm van het papier en de envelop), met de tekst verborgen aan de binnenkant van de vouw - nog een reden om maar aan één kant te schrijven.

Inkt loopt door op een oude brief

Inkt kan doorlopen bij het schrijven op beide zijden van een vel (links)

Als het om kaarten gaat, is de aanpak anders. Schrijf eerst niet op de achterkant van de vooromslag. Als het bericht langer is dan de ruimte toelaat, ga dan verder op de achterkant van de kaart (hoewel er veel voor te zeggen is om beknopt te zijn). Als de kaart horizontaal is georiënteerd, plaatst u de opening aan de onderkant van de envelop en de voorkant van de kaart naar de envelopflap. Op die manier, wanneer iemand de envelop opent, is de voorkant van de kaart naar hem toe gericht en kunnen ze hem er recht uit trekken en lezen zonder hem om te draaien.

Een horizontale kaart in een envelop oriënteren

De juiste oriëntatie van een horizontale kaart

Voor een verticale kaart, plaats de open kant van de kaart zodat deze naar de bovenkant van de envelop wijst, opnieuw met de voorkant naar de flap. Wanneer een rechtshandige de kaart eruit haalt, kan hij of zij deze openen en lezen zonder hem om te draaien. Als je zeker weet dat je ontvanger een lefty is, oriënteer dan een verticale kaart zodat de opening in de bodem van de envelop zit.

Een verticale kaart in een envelop oriënteren

De juiste oriëntatie van een verticale kaart

Conclusie

Er zijn talloze regels met betrekking tot alleen naamgevingsconventies bij het verzenden van een kaart of brief, om nog maar te zwijgen van andere details van het proces, dus het kan zijn dat u een grotere handleiding moet raadplegen, maar we hopen dat we de meest voorkomende situaties hier hebben aangeroerd. Brieven schrijven is misschien een uitstervende kunst, maar dat hoeft niet zo te blijven. In het tijdperk van fast-casual hebben traag en formeel een extra betekenis – reden te meer om aspecten van handgeschreven persoonlijke communicatie nieuw leven in te blazen.

Schrijf je brieven en stuur je handgeschreven kaarten? Wat is jouw ervaring geweest? Deel in de comments hieronder.